Nómina electrónica: qué revisar antes de cada cierre de mes
La nómina electrónica no es solo un archivo que se envía — es el punto donde confluyen todas las novedades del mes. Esto es lo que conviene verificar antes de generarla.
Antes de liquidar
- Todas las novedades del período están registradas: ingresos, retiros, incapacidades, licencias, vacaciones
- Las incapacidades del mes ya tienen su cálculo de días y valor cerrado — no en trámite
- Los cambios de salario o de cargo aprobados en el mes están reflejados
- Las horas extra y recargos reportados coinciden con lo aprobado por cada jefatura
Al momento de generar
- Los desprendibles reflejan exactamente las novedades validadas, sin ajustes manuales de última hora
- Las deducciones (salud, pensión, embargos si aplica) están correctamente calculadas por colaborador
- El archivo de nómina electrónica se genera con la estructura vigente exigida por la DIAN
Después de enviar
- Se guarda evidencia del envío y de la validación exitosa ante la DIAN
- Los desprendibles quedan disponibles para consulta del colaborador
- Cualquier novedad que llegó tarde queda documentada para el ajuste del siguiente período, no perdida
Dónde se cuela la mayoría de errores
Casi nunca es la liquidación en sí — es que una novedad se registró en un sistema (por ejemplo, una incapacidad) y nunca llegó al sistema de nómina, o llegó después del corte. Cuando gestión humana, incapacidades y nómina viven en el mismo sistema, esa novedad ya está ahí cuando llega el momento de liquidar; no depende de que alguien la reenvíe por correo a tiempo.
Así es como trabaja el módulo de Nómina de INTEVRA: conectado de forma nativa con Incapacidades y Gestión Humana, para que el cierre de mes no dependa de la memoria de nadie.
Guía general de proceso. Los requisitos técnicos de la nómina electrónica cambian con la normativa vigente de la DIAN — verifica siempre la versión más reciente.